Što je PIC broj i tko ga treba?
PIC (Participant Identification Code) je jedinstveni 9-znamenkasti identifikacijski broj organizacije u sustavu Europske komisije. Bez njega nije moguće prijaviti projekt na centralizirane EU programe koji se prijavljuju putem EU Funding & Tenders Portala, kao što su Horizon Europe, LIFE, Digital Europe, Erasmus+, Creative Europe, CERV, Single Market Programme i drugi.
PIC mora imati svaka organizacija koja sudjeluje u prijavi – i prijavitelj i svi partneri. Organizacija se registrira samo jednom i isti PIC koristi za sve buduće prijave, projekte i natječaje.
Registracija je besplatna. Ako su podaci pripremljeni, cijeli postupak traje 20–30 minuta, a PIC broj dobivate odmah na kraju postupka.
Kratki pregled postupka
Prije početka pripremite
0 / 8 pripremljenoKorak 1: Provjerite ima li Vaša organizacija već PIC broj
Mnoge organizacije već imaju PIC, a da to ne znaju: registrirao ga je bivši zaposlenik, konzultant ili partner na nekom ranijem projektu. Dvostruka registracija stvara probleme koje kasnije rješava Europska komisija, pa je ovaj korak obavezan.
- Otvorite stranicu Participant Register.
- Kliknite „Find a registered organisation".
- Pretražite organizaciju po nazivu, a zatim i po PDV broju (u obliku HR12345678901) te po OIB-u bez oznake HR.
- Pretražite i više varijanti naziva: s kraticom pravnog oblika i bez nje (npr. „Primjer d.o.o." i „Primjer"), s hrvatskim znakovima i bez njih, te engleski naziv ako ga koristite.
Ako pronađete svoju organizaciju, nemojte je ponovno registrirati. Zapišite PIC broj i koristite ga. Ako ne znate tko ima pristup tom PIC-u, pogledajte pitanje „Organizacija već ima PIC, ali nitko ne zna tko ima pristup" u Čestim pitanjima.
Korak 2: Izradite EU Login račun
EU Login je osobni korisnički račun kojim se prijavljujete u sustave Europske komisije. Račun pripada osobi, a ne organizaciji, i istim računom kasnije možete upravljati s više organizacija i prijava.
Ako već imate EU Login (npr. od ranijih prijava ili drugih EU sustava), preskočite ovaj korak.
- Na stranici Participant Register kliknite „Register your organisation" ili „Login" u gornjem desnom kutu Portala. Otvorit će se stranica EU Login.
- Kliknite „Create an account".
- Upišite ime (First name), prezime (Last name) i e-mail adresu, zatim je ponovite u polju Confirm email.
- Odaberite jezik e-mail poruka (email language), označite kvačicu kojom potvrđujete da ste pročitali izjavu o privatnosti i kliknite „Create an account".
- Na upisanu adresu stići će e-mail s poveznicom. Kliknite je i postavite lozinku.
- Vratite se na Portal i prijavite se novim računom.
Korak 3: Pokrenite registraciju organizacije
- Prijavljeni u Portal, otvorite ponovno stranicu Participant Register.
- Kliknite „Register your organisation".
Alternativni put: nakon prijave u Portal, u lijevom izborniku odaberite My Organisations, zatim u gornjem desnom kutu kliknite „+ New organisation".
Otvorit će se čarobnjak za registraciju. Na vrhu zaslona vidjet ćete traku s koracima (Identification, Organisation Data, Legal Information, Authorised Users, Summary, Success), a crvena oznaka pokazuje u kojem se koraku nalazite.
Korak 4: Identifikacija organizacije (Identification)
U ovom koraku upisujete osnovne pravne podatke organizacije.
| Polje | Što upisati (primjer za hrvatsku organizaciju) |
|---|---|
| Registration country | Croatia |
| VAT number | PDV identifikacijski broj s oznakom države, npr. HR12345678901. Ako organizacija nije u sustavu PDV-a, uključite prekidač „not applicable". |
| Registration number | Matični broj iz registra u kojem je organizacija upisana (MBS, matični broj obrta, registarski broj udruge, matični broj JLS) |
| Legal name | Puni službeni naziv, točno kako je upisan u registar, uključujući pravni oblik (npr. "PRIMJER d.o.o. za usluge") |
| Website | Adresa web stranice organizacije, ako postoji |
Kad kliknete Next, sustav će provjeriti postoje li već registrirane organizacije sličnog naziva u istoj državi i prikazati popis mogućih duplikata.
- Ako je na popisu Vaša organizacija, nemojte nastaviti registraciju. Kliknite „Use this PIC" kako biste stupili u kontakt s osobom koja upravlja tim PIC-om.
- Ako nijedna organizacija s popisa nije Vaša, kliknite „Continue registration".
Korak 5: Podaci o organizaciji (Organisation Data)
U ovom koraku upisujete kontakt podatke i službeni jezik organizacije.
- Adresa sjedišta – ulica i kućni broj, poštanski broj, grad, država, točno kako je upisano u registar
- Službeni telefon i e-mail organizacije
- Službeni jezik – odaberite hrvatski
- Ako je sustav traži, adresa za dostavu pošte, samo ako se razlikuje od adrese sjedišta
Gumbom Previous na dnu zaslona možete se u svakom trenutku vratiti na prethodni korak.
Korak 6: Pravni podaci (Legal Information)
U ovom koraku iz padajućeg izbornika odabirete pravni oblik (Legal form) organizacije, a sustav, ovisno o vrsti organizacije, može tražiti i dodatne podatke:
- datum osnivanja odnosno upisa u registar,
- šifru djelatnosti (NACE) – odgovara hrvatskoj šifri NKD 2007 (npr. 70.22 Savjetovanje u vezi s poslovanjem i ostalim upravljanjem),
- je li organizacija neprofitna (non-profit),
- je li organizacija javno tijelo (public body),
- je li organizacija istraživačka organizacija (research organisation),
- je li organizacija međunarodna organizacija,
- status malog i srednjeg poduzetnika (MSP / SME) – vlastitom izjavom.
| Vrsta organizacije | Non-profit | Public body | Research organisation |
|---|---|---|---|
| Trgovačko društvo, obrt | Ne | Ne | U pravilu ne |
| Udruga, zaklada | Da | Ne | Samo ako je istraživanje glavna djelatnost |
| Grad, općina, županija | Da | Da | Ne |
| Javna ustanova (npr. razvojna agencija, škola) | Da | Da | Ovisno o djelatnosti |
| Sveučilište, fakultet, javni institut | Da | Da | Da |
Korak 7: Ovlašteni korisnici (Authorised Users)
Ovdje određujete tko može pristupiti podacima organizacije i mijenjati ih dok se ne imenuje službeni predstavnik organizacije (LEAR).
- Vaš EU Login automatski postaje glavni ovlašteni korisnik (Self-registrant).
- Preporučujemo da dodate još jednu osobu iz organizacije kao zamjenu. Ona mora imati vlastiti EU Login račun, a Vi upisujete njezine podatke i e-mail adresu povezanu s tim računom.
Korak 8: Pregled, potvrda i PIC broj
- U koraku Summary pažljivo pregledajte sve unesene podatke. Ako nešto treba ispraviti, vratite se gumbom Previous.
- Potvrdite registraciju.
- Nakon kraće obrade (obično nekoliko sekundi do nekoliko minuta) prikazat će se poruka „Registration completed" i Vaš 9-znamenkasti PIC broj.
Zapišite PIC broj i spremite ga na mjesto gdje će ga pronaći i kolege (npr. u interni dokument s osnovnim podacima organizacije). PIC broj uvijek možete pronaći i u Portalu, pod My Organisations.
Nakon registracije: što dalje?
PIC je odmah upotrebljiv. Njime možete odmah započeti i predati prijavu projekta. Partnerima dostavite svoj PIC kako bi Vas mogli dodati u prijavu.
Status „Declared". Novoregistrirana organizacija ima privremeni status „Declared" (prijavljeno, još neprovjereno). To je uobičajeno i ne sprječava prijavu projekta.
Validacija. Ako je projekt odobren za financiranje (ili ako to zatraži Europska komisija), Središnja služba za validaciju (Central Validation Service) javit će se osobi koja je registrirala organizaciju i zatražiti službene dokumente, primjerice obrazac za identifikaciju pravne osobe (Legal Entity form), izvadak iz registra, dokaz o PDV registraciji te statut ili osnivački akt. Dokumenti se učitavaju putem My Organisations. Validacija je potrebna samo za korisnike sredstava i povezane subjekte, a ne za pridružene partnere ni podugovaratelje.
LEAR. Nakon validacije organizacija imenuje svog službenog predstavnika na Portalu (LEAR – Legal Entity Appointed Representative). Imenovanje potpisuje zakonski zastupnik organizacije (npr. direktor, načelnik, dekan). Od tog trenutka LEAR, umjesto osobe koja je registrirala organizaciju, upravlja podacima i pristupima.
Ažurnost podataka. Svaku promjenu (naziv, adresa, pravni oblik, zakonski zastupnik) ažurirajte putem My Organisations → Actions → Modify organisation, kako bi podaci u Portalu odgovarali službenim registrima.
Najčešće pogreške
- Dvostruka registracija – organizacija već ima PIC, a nitko to nije provjerio. Uvijek prvo napravite korak 1.
- Naziv koji ne odgovara registru – skraćeni ili „marketinški" naziv umjesto službenog naziva iz izvatka.
- Pogrešan format PDV broja – bez oznake HR ili s razmacima. Ispravno: HR12345678901. Organizacije izvan sustava PDV-a uključuju „not applicable".
- OIB upisan kao matični broj – u polje Registration number upisuje se matični broj iz registra, a ne OIB.
- Registracija s privatnim ili zajedničkim e-mailom – kasnije je teško utvrditi tko ima pristup.
- Samo jedan ovlašteni korisnik – kad ta osoba ode, pristup se gubi.
- Nepromišljeni odgovori o statusu organizacije – neprofitnost, javno tijelo i MSP status utječu na prihvatljivost i stopu sufinanciranja.
- Registracija u zadnji trenutak – tehnički problemi mogu odgoditi dobivanje PIC-a nekoliko dana, a bez PIC-a prijavu nije moguće ni otvoriti ni predati.
- Konzultant registrira organizaciju svojim EU Loginom, bez osobe iz organizacije – organizacija tada ovisi o konzultantu za svaku izmjenu.
Česta pitanja
Koliko košta registracija?
Registracija i PIC broj su besplatni.
Koliko traje dobivanje PIC broja?
PIC broj dobivate odmah nakon dovršetka registracije. Sam postupak traje 20–30 minuta ako imate pripremljene podatke.
Treba li svaki partner u projektu svoj PIC?
Da. Svaka organizacija u prijavi (prijavitelj, partneri, u pravilu i pridruženi partneri) treba vlastiti PIC. Strani partneri registriraju se na isti način, sa svojim nacionalnim podacima.
Organizacija već ima PIC, ali nitko ne zna tko ima pristup. Što učiniti?
Za prijavu projekta dovoljno je znati PIC broj – partneri Vas mogu dodati u prijavu i bez pristupa podacima. Za izmjenu podataka potrebno je doći do osobe s pristupom: kod pretrage u koraku 4 koristite „Use this PIC" ili pošaljite upit Središnjoj službi za validaciju putem Portala. Rado ćemo Vam pomoći u tom postupku.
Mogu li registraciju provesti umjesto organizacije (npr. kao konzultant)?
Tehnički da, ali preporučujemo da barem jedna osoba iz organizacije bude upisana kao ovlašteni korisnik (korak 7), a nakon validacije organizacija imenuje vlastitog LEAR-a.
Što ako sam greškom stvorio drugi PIC?
Nemojte ga koristiti u prijavama i obavijestite Središnju službu za validaciju putem Portala kako bi se duplikat objedinio s ispravnim PIC-om.
Trebam li PIC za Interreg, NPOO ili nacionalne pozive (ESF+, EFRR)?
U pravilu ne. Ti se programi prijavljuju putem vlastitih sustava (npr. Jems za Interreg, eKohezija za nacionalne pozive). PIC je potreban za programe koji se prijavljuju putem EU Funding & Tenders Portala. Uvjete uvijek provjerite u tekstu konkretnog poziva.
Mogu li se kao fizička osoba registrirati?
Da, ako to dopušta konkretan poziv (npr. pojedine stipendije ili nagrade). Postupak je sličan, ali umjesto podataka o organizaciji upisuju se osobni podaci.
Trebate pomoć?
Tehnički problemi s Portalom (greške, stranica se ne učitava, PIC se ne prikazuje): obratite se IT Helpdesku Europske komisije.
Pitanja o validaciji i dokumentima: nakon registracije poruku Središnjoj službi za validaciju šaljete iz Portala, putem My Organisations.
Priprema projektne prijave, odabir statusa organizacije ili traženje partnera: javite nam se – pomoći ćemo Vam u registraciji i pripremi prijave, a partnere za konzorcij možete pronaći i putem našeg Registra partnera.
Upute su informativne i odnose se na izgled Portala u trenutku zadnje provjere. Europska komisija povremeno mijenja izgled i nazive izbornika; u slučaju odstupanja mjerodavne su službene upute na EU Funding & Tenders Portalu.